Pracovní smlouvy, faktury, nejrůznější důležité dokumenty. Papírových dokumentů je opravdu mnoho a jsou klíčové pro fungování každé malé i velké firmy. Je důležité je skladovat a archivovat správně. Samozřejmě žijeme v době elektronické a tak spoustu dokumentů máme již jen v elektronické podobě, nicméně jsou stále dokumenty, které si firmy pro jistotu tisknou.
Jak správně skladovat dokumenty
Ideální pro skladování papírových dokumentů jsou šanony. Jsou praktické a přehledné. Zvláště pokud jeden šanon používáte na jeden druh dokumentů. Dokumenty do šanonů můžete dělit podle abecedy, roku nebo třeba typu. Záleží jen na tom, který systém pro vás bude pohodlnější. Samozřejmě i šanony je potřeba po čase někde skladovat. Ideálně i po více kusech než jen po jednom. Šanony, které jsou kompletní můžete naskládat do krabic. Pořídit si můžete krabice, které jsou přímo určené pro šanony. Vždy je důležité, aby byly krabice čisté a také pevné. Šanony plné papírů přece jen něco váží. Každou krabici je nutné také označit.
Kde skladovat krabice
Pokud máte zatím jen pár šanonů v několika krabicích, pravděpodobně nebude složité je skladovat přímo v kanceláři nebo nějakém malém skladu. Myslete však na to, že papírové dokumenty potřebují vhodnou teplotu a vlhkost. Nelze je tedy skladovat úplně všude. Vyberte tedy suchou místnost se stabilní teplotou, do které pořídíte regály. Citlivé dokumenty by měly být uložené v uzamykatelné skříni. Pokud máte dokumentů opravdu hodně, pak lze přemýšlet nad páternosterovým systémem. Je prostorově efektivní, praktický a také bezpečný. Půjde však už o značnou investici.
Co když nemáte prostory
Po několika letech podnikání se dokumenty samozřejmě nakupí. Kde však skladovat dokumenty, které se vám do vašich prostor nevejdou? Pokud jde o dokumenty, které nepotřebujete mít kdykoliv okamžitě po ruce, pak můžete zvážit využití externích skladů pro firmy. Ne. Rozhodně nejde jen o velké a nákladné haly. Můžete si pronajmout jen opravdu malou skladovací kóji. Dostupné jsou především ve velkých městech. Obvykle jsou takové místa zabezpečená kamerovými systémy a vy k nim máte přístup 24 hodin denně. Své písemnosti si tak můžete schovat na zcela bezpečném místě, které je čisté a přístupné kdykoliv potřebujete.
Zákonná archivace
Možná si říkáte, že se z těch papírů jednou zblázníte a není potřeba uchovávat každou účtenku. To opravdu nutné není, ale některých dokumentů se týká zákonná archivace.
- Pokud platíte DPH, pak musíte doklady, které souvisí s jeho platbou skladovat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
- V případě, že si vedete účetnictví si musíte archivovat účetní závěrky a výroční zprávy 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.
- Stejně tak je nutné archivovat účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy a další účetní záznamy. Tentokrát však jen 5 let.
- Pokud máte zaměstnance, pak je třeba mzdové listy nebo jiné účetní záznamy skladovat 30 let.
- Nemáte zaměstnance ani neplatíte DPH? Pak se vás týká jen povinnost archivovat doklady potřebné k daňové kontrole. A to 3 roky ode dne, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání. Z různých důvodů se tato lhůta však může prodloužit i na deset let.
Vše nemusíte mít fyzicky
V dnešní době už naštěstí všechny zmíněné dokumenty nemusíte mít fyzicky. Některé z nich stačí mít uložené pouze v elektronické podobě. Jen je třeba ohlídat, aby takové dokumenty byly v souladu se zákonem o elektronickém podpisu. Ten říká, že elektronický dokument musí splňovat požadavky na zajištění neměnnosti, právní odpovědnosti a doby vzniku. Takové dokumenty je potřeba opatřit buď elektronickým podpisem nebo kvalifikovaným časovým razítkem. Oba však mají omezenou dobu platnosti. Nezapomeňte ji tedy hlídat a v případě potřeby prodloužit.